【定時退社したいなら】仕事を効率化して残業しない5つの方法
- 「仕事が終わらない・・」
- 「毎日毎日、仕事が多すぎて残業してしまう・・」
- 「定時退社したい・・」
そんなことを思ったことはありませんか？
同時に「定時退社できる人なんて、優秀な社員だけ」と思ってはいませんか？実は定時退社するためには優秀である必要は全くありません。
そこで今回は「仕事を効率化して残業しない5つの方法」を解説していきます。
ちょっとした「仕事を効率化させるコツ」を知って実行するだけで、誰でも定時退社することができるようになります。
僕も実際、今回紹介する方法を取り入れていて基本的に定時退社することができています。
それでは、早速内容にいきましょう！
①TO DOリストをメモに書く
「今日自分は何をするべきか？」というTO DOリストを考え、メモに書き起こしましょう。書き方は自分がメモを見た瞬間にやるべきことが思い出せればなんでもOKです。ちなみに僕は⬇︎のようなメモを書いていました。(汚いけど読めなくないのでOKです。笑)
TO DOリストをメモに書き起こすことで「よしこの仕事は終わった！次はなんの仕事するんだっけ？」といった無駄な時間を削ることができます。メモを見れば今日やるべき仕事が一瞬で分かるからですね。
書いたTO DOリストの仕事が終わったら、線を引いて終わったことが分かるようにしましょう。今日書いたTO DOリストに全部線が引ければ帰れるようにすれば、ゲーム感覚で楽しく仕事を進めることができます。
僕もこの方法を実践するようになってから「どうすればもっと効率的に全部のリストを終わらすことができるのか？」を考え、試行錯誤するのが楽しくなりました。
このTO DOリストは手書きでメモに書き残すというのがポイントです。僕的にはパソコン上で書き残すのはあまりおすすめしません。なぜならパソコンは常に使っているので、メモを見たい時にちょっとした手間がかかってしまうからです。
手書きのメモであれば机の上やパソコンのそばに置いておけるので、何かあればすぐにチェックすることができます。そのためTO DOリストを作るには手書きで書くことをおすすめします。
メモに優先順位を書くとより効果的
メモにTO DOリストを書いたら優先順位を記入しましょう。書き起こしたTO DOリストを見て
- 「これは○日までにやらないといけないから優先度高め」
- 「この資料作成は来週までだから優先度は低めで大丈夫だな」
という感じでTO DOリストにやるべき順位を書きましょう。順位を書くことで次にやるべきことが明確になって、無駄な時間を作らずに結果として定時退社に近づくことができます。
TO DOリストを書いた後に新しい仕事がきた場合は？
ほとんどの場合、事前に書いたTO DOリスト通りに仕事を進められるわけではありません。上司から新たに仕事を任せられたり、急なトラブルの対応をしなければならなくなったりと理由は様々です。
そんな時は新しい仕事がきた時点で新たにメモに書き残しましょう。できれば新しい仕事がきた瞬間にメモに書き残すと、忘れないのでおすすめです。
新たにTO DOリストを書いたら、その仕事の優先順位を決めます。「いつまでにやるべきか？」「どのくらい緊急度が高いものか？」を判断し今すぐやるべきか、後日でもいいかを決めましょう。
仮に後日でもOKな場合、メモに書き残しているので「忘れてやっていませんでした・・」ということにはならないので、他の仕事に集中することができます。
なので新しい仕事がきたら、随時TO DOリストに追加して書きましょう。書いたリストの仕事が終わったら線を引くことをお忘れなく！
難しい仕事は午前中にやっておく
人間は午後よりも朝の方が4倍もの仕事効率が上がるという研究結果があります。朝は睡眠を取った直後なので、頭がスッキリした状態で仕事をすることができるからです。
例えば1つの仕事を終わらすのに4時間かかる場合、朝にやれば1時間で終わる計算になります。
「ウソだろ、そんなわけない」と感じるでしょうが、僕も最初は同じ気持ちでした。ですが実際に朝に難しい仕事をやってみると、午後やるよりも集中力が上がって時間をかけずにこなすことができたのです。
ここで言う「難しい仕事」とは
- 文章を書く
- アイデアを考える
- 絶対に間違えられない資料作成
のことを言います。
このような難しい仕事は午前中に持ってくるようにしましょう。午後にやろうとすると、昼食後ということもあり眠気が襲ってきて集中しづらくなってしまいます。
なので午後は午前中よりも⬇︎のような「難しくない仕事」をするのがいいです。
- 会議
- メールチェックや返信
- 作成した資料のチェックや修正
このように午前中に「難しい仕事」午後に「難しくない仕事」を分けてこなすことで、同じ業務時間でもより多くの業務をこなすことができるようになります。
昼休みは15分間仮眠する
「あなたは仕事の昼休みに何をして過ごしていますか？思い出してみてください」
もしずっとスマホをいじっているのであれば、早めにやめるようにしましょう。スマホの画面は目を疲れやすくさせます。またSNSを見ると膨大な情報量が入ってくるので脳に負担がかかってしまいます。
本人はリラックスのために使用しているのかもしれませんが、脳は疲労しているのです。脳が疲労すると午後の仕事が眠くなりやすかったり、集中しづらいということになってしまいます。
そうはならないためにも昼休みは15分間仮眠を取るようにしましょう。できれば横になって仮眠できる環境があればいいのですが、ほとんどの会社ではそうもいきません。
一番簡単に仮眠できる方法は、机に突っ伏して目を閉じる。これだけでOKです。15分間行うだけで、午後のパフォーマンスが大きく変わっていきます。
「社内で机に突っ伏すなんて、怒られそうでできない」という方は、カフェに行くのがおすすめです。自分がリラックスできる環境で仮眠を取るのが一番効果があります。
優秀だと思う人をマネしてみる
「この人仕事できるよなぁスゲェ」と思う人をとことんマネしてみましょう。不思議なことにどの会社でも優秀な社員は1人いますよね？笑
では実際に優秀な人のどの部分をマネすればいいのか？
- 話し方
- メールの文章
- 仕事の進め方
- 昼休みの過ごし方
など自分が「いいな！」と思った部分は全部マネするといいでしょう。
僕も優秀だと思った上司をとことんマネするようにしました。例えば新しい仕事を教えてもらうために上司のパソコン画面で説明を受けてました。
仕事についてメモをすると同時に1つ気になる点がありました。それは上司が説明する時のパソコンの操作で「ショートカットキー」を上手く活用していたのです。
僕は「これをマネして自分のものにしよう！」と思い、説明が終わった後に上司が使っていたショートカットキーを調べて使うようにしました。最初はショートカットキーが覚えられず、普通に仕事をこなすよりも遅い時期がありましたが慣れた瞬間、一気に効率が上がりました。
このように優秀な人の仕事のやり方を1つでもマネすると、仕事の効率を一気に上げることができます。
メールには即返信する癖をつける
来たメールにはすぐに返信する癖をつけましょう。すぐに返信することで、仕事がスムーズに進むようになり結果的に残業をしないで済むようになります。
僕は常にメールが来たらすぐに返信するようにしていました。たまに上司や周りに相談しないと返せないようなメールもありましたが、基本的にはメールが来ていることを確認した10分以内には返信していました。
「特に急ぎの内容じゃないから後で返信すればいいや〜」と思って放置してしまうと、どんどんメールが溜まっていってしまいます。そうなると後で苦労することになるので、簡単なメールにはすぐに返信する癖をつけるといいですよ。
即返信する癖の身につけ方
普段使っている「LINE」アプリで即返信する癖をつける練習をすることができます。
具体的には友人や家族からのメッセージを受信したら、通知を見たその瞬間に返信することです。これだけでメールを即返信する癖を身につけることができます。
「返信が早すぎて、変な風に思われたら嫌だ・・」という方は家族とのLINEに限定して即返信しましょう。家族であれば、友人や恋人よりも気軽にメッセージを送り合うことができるからです。
この通知を見た瞬間に返信することを繰り返すと、それが習慣となって仕事のメールでも同じように即返信する癖がつくようになります。返信を後回しにして「あ〜なんか返信しないと落ち着かないなぁ」と感じれば完璧です。
メールを即返信するメリット
メールを即返信することで相手から「この人は仕事ができるな！」という好印象を与えることができます。というのも返信が早ければ早いほど、相手への負担を減らすことができるからです。
仮に急ぎではないような確認のメールでも、いずれは返信しなければなりません。であれば返信が早いほど相手のためになります。なので「返信が早い＝相手のことも考えてくれてる＝仕事ができる人」ということになっていくのです。
もちろん早く返信することに意識しすぎて、返信の内容が相手の求めているものと違ってしまうのはNGです。
まとめ：1つ実践するだけで仕事効率は大きく変わる
- TO DOリストをメモに書く
- 難しい仕事は午前中にやる
- 昼休みは15分間仮眠する
- 優秀だと思う人をマネする
- メールには即返信する癖をつける
今回紹介した5つの方法のうち、1つでも実践していけば今の仕事効率が大きく上がっていきます。
ぜひ今回紹介した方法を試してみてくださいね。仕事を効率化して定時退社を目指しましょう！
それでは今回は「仕事を効率化して残業しない5つの方法」をご紹介しました。