仕事が覚えられないのはなぜ？すぐ忘れる原因と改善策【メモを取れ】
- 「仕事がなかなか覚えられなくてつらい・・」
- 「仕事が覚えられなくていつも上司に怒られてしまう・・」
そんな悩みを抱えている方、特に社会人になったばかりの人には多いのではないでしょうか？
僕も新卒で入社した会社で最初は、なかなか仕事が覚えられず苦労した経験があります。
いくらやっても仕事が覚えられず、毎日のように注意されて正直病みそうになりました。
「あー自分は仕事はできない人間なのか。仕事なんて辞めようかな・・」なんていつも思っていました。
でもそんな僕でも、ある1つの改善策を行ったことで劇的に仕事が覚えられるようになりました。
そこで今回は「教えられた仕事をすぐ忘れてしまう原因と改善策」をご紹介します。
では、早速内容にいきましょう。
仕事を教えられてもすぐに忘れてしまう4つの原因
まず仕事を教えてもらっても、なかなか覚えられないのはいくつか原因があります。
もしかしたらあなたもこれから紹介する原因に当てはまっているのかもしれません。
①ただ聞いているだけ
仕事を教えてもらっている最中に、何も手を動かさずにただ聞いているだけだと仕事は覚えられません。
教えてもらっている瞬間は理解できても、いざ自分だけでやってみようと思っても「あれ、次はどうすればよかったんだっけ？」ということになってしまいます。
教える側もただ聞いているだけの様子を見ていると「本当に大丈夫なのかな？理解できているのかな？」と心配になります。
なので仕事を教えてもらう時に「ただ聞いているだけ」の状態になるのはやめましょう。
メモを取ったり、途中で質問を挟んだり「これは〇〇という理解で合ってますか？」みたいに、自分の言葉で話したり何かしらのアクションはするべきです。
②分からないことをそのままにしている
仕事に関する説明が終わって、その時は特に不明点はなかったとしてもいざ自分が仕事をすることになった時には、いくつか不明点が浮かび上がってくることでしょう。
そんな時に「あの時の説明で質問すればよかった・・」と考え、新たに質問しにいかないのはNGです。
質問しにこないということは上司は「あ、理解してくれたんだな！」と思われてしまうからです。
なので仕事を教えてもらった期間がなるべく空かない内に「すみません！これってどういうことでしたっけ？」と質問しにいきましょう。
質問しにいく時間が早ければ早いほど、優しく教えてくれるでしょう。
しかし時間がかなり経った後に質問しにいってしまうと「なんで最初の時質問しなかったの？」と言われてしまうことになるので注意です。
分からないことをそのままにしておくと、どんどん自分の首を絞めていくことになります。
分からないことはすぐに解決するように質問しにいくようにしましょう。
③生活習慣の乱れ
例えば睡眠不足がひどいと、いくら集中しようと思っても集中できず、仕事を教えてもらってもなかなか覚えることはできません。
このように仕事が覚えられないのは、自分の健康であることが原因かもしれないので規則正しい生活をおくるようにしましょう。
もし生活習慣の乱れが、会社へのストレスにあるのであればそれは別問題なのでなるべく早く改善するようにしましょう。
- 上司に相談したり
- パワハラであれば上司やもっと上の人に相談したり
- もっとひどい会社であれば労働基準監督署に行ったり
と会社へのストレスを軽減させるようにしましょう。
適度なストレスであれば、それは生きていく上で避けられないストレスなので好きなことをしてリラックスすれば問題ないです。
ですがあまりにもひどすぎる環境で仕事をしていて、それが体を壊すぐらいのストレスを抱えているのであればそれは一刻も早く改善すべきです。
別記事(⬇︎)ではストレスを解消するためのおすすめの休日の過ごし方をご紹介しています。
仕事の疲れを吹き飛ばす休日の5つの過ごし方【リラックスしたい方必見】
④単純に教える側が悪い
どんなに仕事について教えてもらっても理解できない場合、それは単純に教える側の説明が悪いのかもしれません。
メモを取って見返してもよく分からず、質問しにいっても抽象的な返答しかもらえず結局理解せずに終わったりします。
そんな時は「他の社員の誰かに質問しにいく」ようにすることです。
この人では全然説明が理解できなかったけど、あの人に聞いてみるとスラスラ理解できた！なんていうのはよくある話です。
せっかく仕事についての説明をしてくれたのに、別の人に再び説明を受けにいくのは最初に説明してくれた人に申し訳ないと感じますが、分からない状態をそのままにしておく方が一番NGです。
なので他の人に新たに説明を受けにいくのは、後ろめたいことではなくむしろ主体性があっていいことです。
きちんと仕事を理解して一刻も早く戦力になれるように尽力をつくしましょう。
仕事が覚えられない人へのたった1つの改善策
仕事が覚えられない人への改善策はたった1つです。
それは「メモを取ること」です。
「え、当たり前じゃん」と思うかもしれませんが、ほとんどの方はメモを書いて満足してしまっています。そのためメモを見返さずにそのまま仕事をしていく人が多いです。
これだと全然仕事が覚えられないですし、せっかくメモを取ったのにもったいないです。
ここでは取ったメモを最大限活かすための方法をステップごとにご紹介します。
これから紹介するステップをこなすことで、すぐに仕事を覚えてることができますよ(経験談)
STEP1：聞いたことを大雑把にメモに残す
仕事の説明を受けている最中は、大雑把でいいのでメモに残していきます。
というのも説明を受けた直後は記憶がまだ新しい状態なので、ちょっとの単語を見ただけでも思い出すことができるからです。
もし長めのメモを取りたいということであれば教えてもらう人に「ちょっとメモする時間いいですか？」と言って待ってもらうのもいいでしょう。
STEP2：仕事の説明後、残したメモを元に自分だけのマニュアルを作る
説明を受けた直後の記憶が新しい内に、大雑把に書いたメモを使って自分だけのマニュアルを作ります。
説明での流れとメモを見ながら
- この仕事はまず何から始めるべきか？
- 〇〇の資料はどのフォルダに保存されているか？
- 提出するための形式はどれか？
などなどあらゆる手順を作っていってマニュアル化していきましょう。
できれば「誰が読んでも同じような手順で仕事が進められる」ようなマニュアルを作りましょう。
こうすることで自分がメモを見るだけで簡単に仕事を進められますし、説明力も身に付きます。
とはいっても今は仕事を覚えるのが最優先なので、自分だけが理解できるレベルのマニュアルができればOKです。
STEP3：マニュアルが完成したら、自分の力だけでできるかチェック
マニュアルが完成したら、早速説明を受けた仕事が自分の力でできるかチェックしましょう。
いきなり覚えようとせず、まずはマニュアルを見ながら仕事を進めていくようにしましょう。
マニュアルを見ながらだと思うように仕事のスピードが遅くなってしまいますが、ここでは仕事を覚えるのが目的なのでスピードは気にしないことです。
できなかった場合
もし作ったマニュアル通りに行っても、説明を受けたような仕事にならなかった場合は早めに質問しにいくようにします。
ここでポイントなのが質問しにいく内容を具体的にすることです。
例えば「先ほど教えてもらった〇〇の仕事の進め方についてもう一度説明してもらってもいいですか？」と質問してしまうと、「お前、さっき何も聞いてなかったのかよ」と思われてしまいます。
ではなく「〇〇のこの部分ってこうやって進めるんじゃなかったでしたっけ？」とポイントを絞って質問することで、教える側も教えやすくなります。
そして質問に答えてくれた内容は、すぐにメモに残しマニュアルに反映させます。
なので「質問をする→マニュアルを修正する」を繰り返すことで、どんどん完成度が高まってきます。
STEP4：マニュアルを常に見れる場所にセットする
マニュアルが完成したら、そのマニュアルを常に見れる場所にセットするようにしましょう。
パソコンでのデスクワークが多い人はパソコンのすぐ横だったり、外出が多い人は透明なファイルに入れていつでも見れるような状態にすることです。
こうすれば作ったマニュアルを無駄にせず、使い潰すことができるので仕事も少しずつ覚えられるようになります。
マニュアルがボロボロになれば、それは一生懸命仕事を覚えようとした証です。
STEP5：マニュアルを見なくてもできるようになったらメモを閉じる
マニュアルを見なくても、マニュアル通りの仕事ができるようになったらそれは「もう仕事は覚えた」ということになるので、メモはしまうようにしましょう。
ふいに「あれ？あの仕事ってどうやるんだっけ？」と思うことはよくあることなので、作ったマニュアルは残すようにしましょう。
また新しい仕事を覚えることになったら、またメモをとってマニュアルを作るだけです。
まとめ：仕事を覚える最強の武器は「メモ」
仕事を教えられてもすぐに忘れてしまう4つの原因は
- ただ聞いているだけ
- 分からないことをそのままにしている
- 生活習慣の乱れ
- 単純に教える側が悪い
です。
そして仕事が覚えれない人への改善策は「メモを取ること」でした。
メモは社会人にはかかせないアイテムです。どんどんメモを取って1日でも早く仕事ができる人になりましょう。
では、また！